Lecture rapide : comment lire plus vite ses e-mails grâce à la méthode GTD …

lire plus vite sa messagerie électronique

Flickr – Patrick Peccatte

J’ai lu et fortement apprécié le livre de David Allen intitulé « S’organiser pour réussir« . Ce best-seller a pour nom anglais « Getting Things Done » ou GTD pour les intimes. J’ai retenu de ce livre un tas d’idées-clés mais comme pour toute méthode, il est nécessaire de l’adapter à son cas personnel pour qu’elle fonctionne réellement. Cela demande donc un petit travail sur soi, sur ses pratiques et cela demande aussi un peu d’expérimentation.

Je n’applique donc pas la méthode GTD dans son intégralité car je trouve certains concepts contraignants dans mon cas personnel. Il y a cependant un domaine où je l’applique presque à la lettre… Il s’agit de la lecture, du tri et du traitement de tous mes emails. J’aimerais vous décrire ce que j’ai mis en place après avoir lu le livre.

 

 

Trier l’information

 

Dans notre monde internétisé, on passe chaque année un peu plus de temps à lire et trier ses mails. C’est devenu un véritable fléau voire une drogue pour certains, toujours à l’affut du dernier mail reçu. Il arrive donc, selon notre travail et notre situation personnelle, que l’on passe un temps non négligeable devant outlook, lotus notes ou autre. Même si j’ai quitté le monde du travail en entreprise, mes activités de consultante et la gestion de plusieurs sites internet font que je passe un temps non négligeable sur internet et sur mon logiciel de mail, imail pour ne pas le citer … étant Mac addicted !

Il fallait donc y remédier ou tout au moins y passer moins de temps pour ne pas empiéter sur mon temps libre et le temps consacré à mon mari et mes deux enfants. Voici donc comment j’ai réussi à booster ma vitesse de traitement des e-mails : de la première lecture au traitement effectif qu’il demande, un processus très simple et très efficace est mis en place !

 

 

Point n°1 : pas de distinction entre vie privée et vie professionnelle

 

Ce fut un choc culturel quand j’ai lu cette théorie de David Allen mais après l’avoir expérimentée, je peux affirmer qu’il a raison. En tout cas, cela fonctionne pour moi. La plupart des gens – moi y compris il y a peu encore – a tendance à cloisonner la vie personnelle et la vie professionnelle. Mais c’est lutter contre la tendance naturelle du cerveau à tout traiter au même niveau.

Par exemple, ne vous est-il jamais arrivé d’avoir l’esprit occupé par une tâche de la vie privée alors que vous étiez au travail ? Des courses à faire ? Une carte grise à retirer ? Aller chercher votre bambin à la sortie de l’école ? Un cadeau à commander pour l’anniversaire d’un ami ? A l’inverse, n’avez-vous jamais pensé à votre travail alors que vous étiez chez vous ? Un travail en suspens mais très important ? Un projet à terminer rapidement ? Un entretien à préparer ?

L’idée révolutionnaire de David Allen est justement de tout traiter avec le même processus. Le but étant de se libérer l’esprit en toutes circonstances afin que notre cerveau se concentre sur les idées créatrices plutôt que sur la mémorisation de tâches en suspens.

Je traite donc mes mails personnels et mes mails professionnels avec le même processus ! Et je dois dire que cela a non seulement libéré mon esprit mais en plus m’a fait gagner pas mal de temps dans la lecture et la gestion de mes e-mails.

 

 

Point n°2 : Votre boîte de réception n’est pas un fourre-tout !

 

Si comme moi, il vous est déjà arrivé de conserver un email dans votre boîte de réception après sa première lecture, vous filez un mauvais coton 😉 Pire, il vous arrive peut-être de le repasser « en non lu » pour mémoriser qu’une tâche reste à effectuer à propos de ce mail… En général, il s’agit d’un mail dont la réponse demande un peu de temps et de réflexion pour être rédigée… Et ce, que ce soit une réponse à un ami que l’on n’a pas vu depuis longtemps et qui nous demande des nouvelles ou que ce soit une réponse à un collègue qui nous demande un avis circonstancié sur un point précis d’un projet en court.

La première étape du processus que j’ai mis en place est de vider COMPLETEMENT la boîte de réception. Cette dernière ne doit contenir QUE les mails que l’on n’a pas encore lu… comme son nom l’indique en fait !

Pour cela, j’applique le processus de David Allen à la lettre …

 

 

Point n°3 : Appliquez le processus GTD à la lettre… rien de plus simple !

 

  1. Lisez vos emails dans l’ordre dans lequel ils arrivent. Ne priorisez pas ! Sauf bien sûr si vous attendez une réponse urgente pour un projet important. Le but est traiter sur un même pied d’égalité TOUS les mails qui vous parviennent. Même s’il est difficile de résister à la tentation de lire les emails dont l’auteur et/ou le sujet vous intéressent plus particulièrement que d’autres, vous devez lutter ! Il en va de la clarté de votre boîte de réception. Si vous ne traitez pas tout sur le même pied d’égalité, certains mails ne seront d’ailleurs jamais lu et une partie de votre cerveau continuera à y penser…
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  3. Contentez-vous de lire, sans chercher à réfléchir à la réponse que vous devrez y apporter. Toutefois, analysez quelle est la première action à réaliser. La réponse n’est pas toujours simple. Un exemple tiré du livre de David Allen est excellent. Imaginez que vous devez ranger votre garage. La première action à réaliser est simplement de vous y mettre… en apparence car il y a ce gros frigo qui encombre l’entrée et vous devez décider quoi en faire. Et puis vous vous souvenez soudain qu’un ami était intéressé pour le récupérer. La première action à réaliser, au final, est d’envoyer un email à cet ami pour lui demander s’il souhaite récupérer le frigo !
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  5. Si le mail ne demande aucune action immédiate, demandez-vous s’il vous peut vous être d’une quelconque utilité à l’avenir ? Dans l’affirmative, classez-le dans un répertoire adéquat, spécifique aux références que vous souhaitez garder, dédié à cela et cloisonné de tout le reste. NE LE CONSERVEZ SURTOUT PAS dans votre boîte de réception ! Si en revanche il n’est plus d’aucune utilité après la lecture, n’ayez aucun scrupule à le mettre immédiatement à la poubelle. Ces deux actions (classement ou poubelle) doivent être effectuées immédiatement après la lecture.
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  7. Si la réponse demande moins de 2 min, rédigez-la tout de suite ! Là-encore, résistez à l’idée de lire le mail suivant. Si la réponse ou l’action à effectuer demande moins de 2 min, faites-le tout de suite avant de lire le mail suivant !
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  9. Si la réponse prend plus de 2 min, demandez-vous si vous êtes la bonne personne pour la faire. Pouvez-vous déléguer ? A votre mari ? A votre assistant(e) ? A votre collègue expert sur le sujet ? A votre voisin qui a récemment rencontré le même problème et trouvé la solution ?
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  11. Si vous ne pouvez pas déléguer, ce sera à vous de rédiger la réponse. Mais ne le faites pas tout de suite, classez-le dans un répertoire spécifique, dédié et cloisonné : ne gardez pas ce mail dans votre boite de réception ! Vous prendrez le temps nécessaire pour traiter cet e-mail. Pour l’heure, continuez à vider votre boîte de réception…
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  13. Lisez l’e-mail suivant !

 
 

Point n°4 : Et dans la pratique alors, ça vaut quoi la méthode GTD ?

 

J’ai mis en pratique la méthode GTD pour lire et gérer mes emails. Au début, c’est déroutant et je me suis heurtée à plein de cas particuliers. Je crois que, comme pour toute méthode, le mieux est de jouer le jeu, expérimenter et voir si cela nous apporte quelque chose. La réponse dépend grandement des individus. Je connais par exemple des ex-collègues qui ne jurent que par la méthode GTD, l’appliquant dans son intégralité … Pour ma part, je trouve cette méthode parfois lourde et contraignante : elle exige que tous les processus soient respectés sous peine de mettre des grains de sable dans les rouages.

Je l’ai donc appliquée pour les gestions de mes e-mail et j’y ai trouvé bien des avantages. Le fait d’avoir une boîte de réception vide – ou pratiquement vide – m’amène une grande sérénité d’esprit. Notez que je n’ai fait aucune distinction entre e-mails professionnels et e-mails personnels. Je les traite de la même manière : si mon mari m’envoie un mail pour me rappeler que je dois faire les courses mais que je ne peux pas y aller tout de suite (i.e. cela prendrait plus de 2 min), je classe le mail dans le répertoire « A TRAITER ». Si je reçois le mail d’un client pour une formation et que la réponse mérite réflexion, l’e-mail part également dans le même répertoire « A TRAITER ».

Dans le même ordre d’idée, il peut être utile de créer un répertoire « EN ATTENTE » pour tous les mails où vous attendez une réponse ou toute sorte d’éléments de la part de quelqu’un pour aller plus loin dans le projet. Dans l’exemple cité plus haut, après avoir envoyé un mail à votre ami pour lui demander s’il souhaite récupérer le frigo, vous pouvez classer le mail dans le répertoire. Cela signifie que vous attendez une réponse de la part de quelqu’un pour que le projet puisse avancer.

Quand je trouve 2 min dans la journée, mon premier réflexe est d’aller consulter ces fameux répertoires et d’effectuer les actions qui peuvent être faites immédiatement, en prenant tout mon temps pour le faire.  Pour le répertoire des éléments en attente, vous pourrez également relancer les personnes qui auraient pris du retard. Le fait d’avoir un répertoire dédié vous permet de le détecter très vite. Tandis que si tout est perdu dans la boîte de réception, il sera difficile de le voir au premier coup d’oeil. Tout reposera sur votre mémoire.

Puis, une fois par jour, je vide ma boîte de réception avec le processus que je viens de décrire. A ce sujet Tim Ferriss, dans son livre La semaine de 4 heures, préconise de ne lire ses mails que 1 ou 2 fois par semaine. C’est un peu extrême mais après avoir testé la méthode GTD, je me demande si je ne vais pas me laisser tenter par n’ouvrir ma messagerie qu’un jour sur deux …

 

 

Conclusion

 

Je viens de décrire un processus qui est propre à ma façon de fonctionner mais inspiré fortement du livre de David Allen « S’organiser pour réussir – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress« . Il a réduit le temps de lecture de ma messagerie électronique donc boosté ma vitesse de traitement.

Une nouvelle fois, je n’ai pas proposé de technique miracle pour lire plus vite mais une méthode permettant d’améliorer le processus de lecture. Si j’avais choisi d’entraîner mon oeil à lire plus vite, j’aurais lu chaque mail plus vite mais le traitement global de l’information contenue dans ma messagerie aurait-il pris moins de temps ? Rien n’est moins sûr quand, comme moi il y a un an, vous conservez dans votre boîte de réception à la fois ce que vous venez de recevoir, ce qui reste à traiter et les références utiles que vous avez bien du mal à retrouver, vous en remettant totalement à votre mémoire la plupart du temps.

Avec cette méthode simple, qui considère le processus de lecture de la messagerie électronique comme un ensemble, je pense sincèrement que j’ai gagné un temps considérable. Est-ce adapté à votre cas personnel ? C’est  vous de juger … Mais jouez le jeu et vous jugerez sur pièce !

 

 

Et vous, utilisez-vous d’autres astuces pour réduire le temps passé à lire vos mails ?

 

 

8 Commentaires

  1. je vois que nous avons les mêmes lectures ! 🙂 (en matière de développement personnel en tout cas).

    Personnellement j’applique aussi la méthode de gestion que tu évoques pour les mails dans la vie,j’organise les taches en fonction de l’ordre du jour,que dois-je effectuer en premier,etc

    Depuis que j’utilise cette façon de gérer mes taches,je suis beaucoup plus efficace (pour reprendre ton exemple,on à vite fait de se décourager complètement de ranger le garage dès que l’on voit le gros frigo).

    Il faut savoir trier l’information et agir sans attendre ! 🙂

  2. Très bon article, mais pourquoi ne vas tu pas un peu plus loin … moi aussi j’utilise la méthode GTD mais je n’applique pas à 100% (je n’ai pas les 43 folders), mais par exemple, je l’utilise pour bloquer. Dès qu’une idée d’article me vient, je l’entre dans mon système, de ce fait j’ai toujours 2 à 3 idées d’articles d’avance par blog.

    • bonjour Gildas
      je me suis axée sur l’aspect « lecture » car c’est le thème de ce blog. j’utilise certains autres aspects de la méthode bien sûr ! et c’est rigolo mais moi aussi je crée un brouillon d’article dès que j’ai une nouvelle idée …

  3. oui, je me suis créé des fichiers sous la rubrique de courrier recu. il m’est facile de les classé par importance. exemple j’ai un dossier deces lorque je recois un courrier il va directement dans deces, j’ai un fichier consigne client à long terme (tres pratiques). il est possible de subdivise presqu’à l’infini.je fonctionne avec microsft outlook.donc lorsque c’est la premiere fois que le document arrive je lui donne la regle d’aller par exemple *deces* il y va, lorqu’il rente un autre document du meme prepose il va directement à deces.en faisant comme ça j’ai reduit de beaucoup me trie de courrier rentrant.
    bonne semaine, René

  4. Bonjour Jacqueline,

    Je viens de découvrir ce blog. Très intéressant et grand merci de partager ces infos précieuses.
    Mon inbox est plein à craquer et je cherchais une méthode de mettre fin à ce désastre.

    Mais savez vous si le GTD de David Allen (son système de folders) existe en mode applicatif, ou non?

    Malick

    • bonjour Malick
      merci de votre intérêt pour mon blog. Je peux vous renvoyer vers cet article wikipedia et notamment le premier logiciel (libre) permettant d’implémenter la méthode GTD.
      Je n’ai pas testé la méthode en mode applicatif, mais à l’ancienne, à la « main ».
      bon courage à vous !

  5. Très bon article ! Je suis moi-même adepte de la méthode GTD, que j’applique pour ma vie professionnelle comme personnelle depuis bientôt 2 ans. Bref, la méthode ne se limite pas aux mails, loin de là; Perso je l’applique via Beesy, c’est une très bonne app pour gérer ses projets et ses objectifs. En plus l’application permet aussi une prise de notes intelligente en réunion, une gestion de votre TODO et celle de vos équipes, ainsi que la génération des comptes rendu de réunion en un clic… Bref, je vous recommande de la tester pour voir, comme je le fais à tout mon entourage.

    • merci Antoine de votre commentaire. Je vais regarder l’application que vous recommandez. Il est toujours bon de tester, jusqu’à ce que l’on trouve le moyen qui nous corresponde le mieux pour nous organiser. (et ce n’est pas facile !)

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